Comment je m’organise au quoditien

L’organisation est une compétence indispensable. Au travail, à la maison, pour vos finances et beaucoup d’autres activités. Voici comment je m’organise au quotidien.

Les fondamentaux

Il faut d’abord comprendre que l’organisation n’est pas quelque chose de binaire que l’on reçoit ou non à la naissance. C’est une compétence qui s’apprend et qui surtout se pratique.

Un des principes de base c’est « less is more » ou « moins c’est mieux » en bon français. Moins on a de possession, moins on aura de choses à penser.

Si l’on parle de bien matériel, il faut comprendre que chaque objet demande de l’entretien, du temps, de l’énergie. En avoir moins c’est gagner du temps, de l’énergie et souvent de l’argent. Cela vaut également pour les outils numériques.

Éliminer le superflue de votre vie vous permet de réduire votre charge mentale. C’est la première étape pour devenir organiser au quotidien.

Ensuite vous aurez besoin de méthodes. Vous devez expérimenter vous même plusieurs méthodes afin de trouvez ce qui vous correspond. Après 3 ans, voici celles que j’utilise encore et que vous devriez sûrement appliquer.

Getting Thing Done

Voici une fatalité : vous ne pouvez pas vous souvenir de tout. Heureusement pour vous, on est en 2023 et beaucoup d’outils de gestion de tâche existent. J’utilise Todoist qui correspond parfaitement à mes besoins. Avant ça j’utilisais Google Tasks qui est très bien pour débuter mais très incomplet.

La méthode GTD (Getting Thing Done) se repose sur 5 étapes

Dès qu’une idée me vient à l’esprit, je la capture dans sur Todoist. Elle se retrouve systématiquement dans la liste « Inbox ».

Si je suis sur mon PC avec l’application et le raccourcis Windows + Alt +Q j’ajoute une tâche ultra rapidement. Sur mon navigateur j’ai l’extension Todoist pour ajouter un site en tant que tâche. En dehors de mon bureau, j’ai un widget sur mon téléphone qui me permet également d’être rapide dans ma capture. Même principe avec l’Apple Watch si mon téléphone est hors de portée.

Le soir je clarifie la tâche afin que le nom de la tâche soit plus parlant ou je la supprime si besoin. Je l’organise en la déplaçant dans la liste qui correspond le mieux. Puis le planifie en attribuant une date de complétion et parfois un rappel basé sur une date et heure ou sur une localisation.

Le moment venu j’agis et j’effectue la tâche. Des widgets sur ma montre et le téléphone me permettent de savoir quelle tâche doit être effectuée dans la journée.

J’utilise Todoist car il est disponible sur n’importe quel système d’exploitation. Les widgets d’ajout de tâche et vue sur la liste « Today » sont beaucoup trop pratiques. Le raccourci Windows + Alt + Q aussi pour ajouter une tâche rapidement. Il y existe dans la vue Kanban. Une intégration Google Calendar existe pour lier une tâche à un événement et vice-versa.

Todoist me permet aussi de combler d’autres besoins. C’est des utilisations détournées mais qui fonctionnent plutôt bien.

• Une liste « Read It Later » auquel j’ajoute articles et vidéos à regarder pour plus tard.
• Gestion de projet (pour les articles et vidéos). J’y écris un bullet point afin d’avoir une ligne à suivre pour la réalisation d’une vidéo. La vue Kanban prend tout son sens sur cette utilisation

Inbox Zero

Une boîte mail c’est littéralement la même chose que votre boite aux lettres postale. Vous ne regardez pas le contenu de votre boite aux lettres 10 fois par jour et vous la laissez toujours vide après votre passage.

Pour vos mails, ça doit être la même chose. Je traite mes mails soit le matin ou le soir. Si c’est une tâche à réaliser, je l’ajoute à mon gestionnaire de tâche. Si c’est de l’information je l’ajoute sur mon outil de note. Si c’est un document à récupérer, je le mets immédiatement dans mon Cloud.

Second Brain

Je consomme énormément de contenue. Les informations à retenir au long terme sont nombreuses. Que se soit de la doc technique, des fiches de lecture, tout est centralisé sur mon application de prise de notes : Obsidian.

Obsidian est un outil très complet nativement, open source, basé sur le markdown. Vos données sont stockées sur votre PC, votre NAS ou un cloud. J’ai fait le choix du NAS pour ma part. C’est une excellente app de prise de notes, j’y retrouve facilement ce dont j’ai besoin. En réalité elle me sert quasi exclusivement pour de la doc technique.

Mon seul regret c’est que l’app sur iPhone ne puisse pas se connecter à mon coffre sur le NAS. Obligé de passer par iCloud. La gestion des images aussi n’est pas des meilleures. On s’y perd assez vite.

Journaling

C’est un journal de bord. Cette pratique consiste à noter des choses dans un carnet quotidiennement. Je le fais le soir ce qui me permet de « vider ma tête » avant d’aller dormir. De plus, je consulte ce journal de temps à autre pour me remémorer des journées et passage de ma vie. J’ai mis beaucoup de temps à savoir ce qui me convenait le mieux.

J’ai initialement débuté le journaling avec obsidian pour ensuite migrer vers memos une app docker. Pour finir tout récemment sur Day One depuis l’ouverture de l’app SaaS.

Day One est prévue pour du journaling. Et j’y mets tous les jours au minimum 3 choses que j’ai faites pendant la journée. J’écris ensuite ce qui me passe par la tête sans aucune retenue. Je conclue parfois avec une photo prise pendant la journée.

Bye Notion

J’ai utilisé Notion pendant 2 ans pour tenter de tout centraliser sur l’outil. Aujourd’hui je m’en débarrasser car même après 2 ans, impossible d’avoir un setup qui me correspond. L’app fait tout, mais tout mal.

J’aime beaucoup Notion pour sa polyvalence et ces nouvelles fonctionnalités récurrentes. Malgré ça, je trouve que Obsidian pour la prise de note, Todoist pour la gestion des tâches, Day One pour le journaling sont meilleurs dans leur domaine.

J’ai passé de nombreuses heures à setup des pages que je n’ai jamais utilisé car souvent trop complexe et pas simple à maintenir dans le temps.

Conclusion

Je vous ai partagé mes méthodes d’organisation que j’utilise le plus. J’utilise également de temps en temps Podomodo que j’aime beaucoup. Le « Si une tâche dure moins de 2 minutes fait le tout de suite » je sais plus si ça porte un nom ? Le batch cooking pour ma nourriture de midi pour le taff.

Je conclue cet article afin de souligner que rien n’est définitif. Je change régulièrement mes habitudes afin de mieux correspondre à mes besoins actuels, faites de même !